Los archivos son muy importantes para la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.
Constitución Política de Colombia
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Decreto 2150 de 1995 – Decreto Anti trámites
Manual de métodos y procedimientos
Acuerdo AGN 060 de 2001
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de Sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Planear, organizar, dirigir y controlar son las cuatro funciones primordiales del administrador que, juntas y vistas de manera cíclica, constituyen el proceso o ciclo administrativo. Los archivistas, como administradores de información, tienen la responsabilidad de gestionar los recursos humanos y materiales de sus archivos y de aplicar los principios y procesos archivísticos, con el fin de facilitar a sus usuarios el acceso a la información. En estas labores, el proceso administrativo constituye una herramienta útil.
Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores principales adoptan este proceso como parte central de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. En donde cada uno de sus elementos contiene características muy peculiares comenzando por la “…planificación es considerada por contener las características, decisión sobre los objetivos, definir los planes para alcanzarlos, programación de actividades. Al Interior de la empresa y con el interés de lograr las metas, respetando la Planeación, doy a conocer el organigrama de la empresa, y las funciones específicas que reflejan de esta manera uno de los procesos como el de Administración documental dentro de la empresa.
Para este proceso empiezo a darles a conocer la visión y la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA).
La planificación abarca el largo plazo (de 5 años a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 años y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente, el cual doy a conocer a través de la implementación del Modelo 5W2H, a través del cual preparamos un conjunto de decisiones para la acción futura, dirigida al logro de objetivos.
En este orden de ideas, algunas de las actividades que pueden ser sujetas al procesos de planeación archivística serían, en el caso del archivo de tramite; la recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración, depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.
Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
Para empezar a describir los diferentes procesos dentro de una empresa, debemos hacer un análisis de cada uno de los Procesos para proceder a documentarlos de acuerdo con unas normas de Calidad. Para ello tomaré el PHVA y la Mejora continua del Proceso de gestión de Calidad ISO 9001 de un SGC basado en procesos y refleja gráficamente la integración de los cuatro pilares básicos de la norma ISO 9001 (Responsabilidad de la Dirección, Gestión de los recursos, Prestación del servicio y Medición, análisis y mejora). De allí elaboraré el Manual de Responsabilidades el Área de administración documental, con la finalidad de Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular y mantener los procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia (recepción, trámite, tráfico y despacho bajo los procesos de numeración, radicación, fax, fotocopiado, correo externo y mensajería) y el Sistema de archivos (ingreso, normalización y análisis, conservación y recuperación de información), tendientes a la conservación de la memoria colectiva de la organización.
Una vez definida la planeación y establecida la organización, el paso siguiente es hacer que las cosas marchen perfectamente. Está directamente relacionada con la actuación sobre los recursos humanos de la organización y aplica a todo nivel como se detalla a continuación
[1]:
Niveles de la organización
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Niveles de dirección
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Cargos implicados
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Cobertura
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Estratégico
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Dirección
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Directores y altos ejecutivos
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La organización
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Táctico
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Gerencia
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Gerentes y personal intermedio
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Cada departamento o unidad
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Opera
Cional
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Supervisión
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Supervisores y encargados
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Cada grupo de personas o tareas
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La persona responsable del proceso administrativo del archivo debe ser consciente del papel que asume de dirigir, comunicar y motivar a sus colaboradores en la consecución de los objetivos propuestos.
Se ha demostrado que el uso de la información genera cambios importan tanto en las organizaciones para dar paso a una nueva cultura de información. Dependerá, en gran medida de la capacidad del archivista, convencer a los usuarios de los beneficios que tiene para ellos atender las normas y procedimientos que en materia de gestión documental se dicten en la organización. Para ello, deberá desarrollar al máximo sus habilidades técnicas y sus capacidades de negociador.
Es la función administrativa responsable de monitorear los planes y de velar por su cumplimiento. Es un proceso cíclico compuesto de cuatro fases: establecimiento de estándares, observación del desempeño, comparación del desempeño con los estándares establecidos y acciones correctivas. La cobertura del control puede ser global, departamental y operacional dentro de los planes estratégico, táctico y operacional.
Por su parte, el archivista deberá ejercer controles en varias direcciones:
en relación con el cumplimiento de las normas que regulen a la organización y al archivo en particular en materia de los objetivos propuestos para la organización y los que son específicos para el archivo como seguimiento a proyectos específicos que se propongan para un período en relación con el cumplimiento de las normas que se dicten en la organización y que atañen a los usuarios en el uso de la información
sobre las fases del tratamiento archivístico que debe darse a los documentos
En su rol de responsables de la gestión de información de las organizaciones, el control es un instrumento fundamental para los archivistas, con el fin de velar por el cumplimiento de los estándares establecidos. En ese sentido, existe una serie de herramientas de control archivístico que deben ser debidamente planificados.
El registro de documentos es uno de los primeros instrumentos de control que ha existido a lo largo de la historia de la Archivística.
Existen otros controles que se emplean en las diferentes fases del tratamiento archivístico como son: los cuadros de clasificación, los manuales de normas, los instrumentos descriptivos, los índices e inventarios, las listas de remisión, los cuales deben ser diseñados a la medida de la organización y en apego a los principios y procesos archivísticos.
La evaluación periódica de nuestro trabajo nos permite responder rápidamente con medidas correctivas cuando sean requeridas y, si es del caso, hacer un replanteamiento de los objetivos propuestos. Debemos fomentar la cultura de evaluar nuestros servicios, si queremos que estos verdaderamente respondan a las necesidades de nuestros usuarios.
El proceso de gestión documental garantiza oportunidad en la recepción y entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas asegurando la organización, almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de la entidad con la aplicación de nuevas tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión para ello es necesario normalizar y reglamentar la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y documentos, hasta su disposición final, por eso debemos ser coherentes con las Políticas de información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso de la Empresa. Por ello, es muy importante para la Gestión administrativa.
